Keberadaan dokumen di suatu perusahaan merupakan syarat utama untuk proses standarisasi dan sertifikasi lembaga/ perusahaan. Secara umum dokumen perusahaan meliputi manual atau pedoman yang didalamnya termuat kebijakan serta visi misi perusahaan, SOP (Standard Operating Procedure) sebagai petunjuk teknis yang menjadi arahan bagi karyawan /organisasi dalam operasional sehari-hari, intruksi kerja yang bersifat lebih teknis, dan standarisasi form untuk kemudahan dalam pelaksanaan pekerjaan serta pelaporan.
Pelatihan administrasi dokumentasj dan pengarsipan merupakan pelatihan yang didesain untuk memberikan pemahaman tahapan dan strategi dalam pengarsipan dan pengelolaan dokumen perusahaan yang benar dan optimal, sehingga diharapkan dokumen yang diperlukan akan selalu dalam keadaan siap, up to date dan terkendali / terkontrol dengan baik.
Tujuan Pelatihan
Pelatihan administrasi dokumentasi dan pengarsipan bertujuan untuk memberikan pengetahuan, keterampilan, dan pemahaman yang dibutuhkan bagi para profesional yang bertanggung jawab dalam mengelola dokumen dan arsip suatu organisasi. Tujuan dari pelatihan ini dapat melibatkan beberapa aspek, antara lain:
Efisiensi Operasional
kepatuhan hukum
Keamanan informasi
Inovasi Teknologi
Peningkatan produktivitas
Pengurangan resiko
Materi Pelatihan
Ruang Lingkup
Dokumentasi dan pengarsipan
Kegunaan pengelolaan Arsip
Penggandaan dan pendistribusian arsip
Penataan arsip (klasifikasi dan pengkodean arsip)
Pemeliharaan dan penyimpanan arsip vital
Peminjaman dan penyusutan arsip
Sistem Pemberkasan Dokumen
Pengawasan berkas terpusat dan tersebar berbasis analisis bisnis, Prinsip klasifikasi,
Klasifikasi abjad: sistem kamus, sitem ensiklopedia dan sistem geografis, dan klasifikasi angka, sistem pemberkasan desimal, sistem pemberkasan kronologis, dan klasifikasi alfanumerik,
Pengindeksan dan Kualitas indeks,
Pengindeksan kata penting (KWIC and KWOC), alfabetikal.
Prosedur pemeliharaan berkas,
Pengawasan dan pengelompokkan berkas
Disposisi
Pengelolaan ruang berkas
Masalah umum pemberkasan.
Manajemen dokumen eletronik
Digital Filling System
Otomatisasi kegiatan administrasi perkantoran
Retensi dan pemusnahan dokumen
Penanganan Dokumen rahasia
Peserta Pelatihan
Pimpinan (manajer/supervisor/head section) atau support personnel (staf Administrasi/Sekretaris) yang terlibat dalam kegiatan administrasi kantor atau pengarsipan dokumen perusahaan
